Электронная почта (E-mail) — средство обмена сообщениями по электронным коммуникациям (в режиме off-line). Можно пересылать текстовые сообщения, архивированные и присоединенные файлы. В этих файлах могут содержаться данные (например, тексты программ, графические данные) в различных форматах. В случае архивирования изображений возникает проблема выбора форматов кодирования. Функции клиента — составление, отправление, архивирование сообщений, ведение адресной книги (файла со списком многократно используемых адресов), перенаправление приходящих сообщений другим адресатам и др.
Разработан ряд альтернативных протоколов электронной почты для прикладного уровня, например протоколы SMTP в стеке протоколов TCP/IP и протокол X.400 в модели ISO.
Наиболее широко используется протокол SMTP. Первоначально он был рассчитан на передачу только текстовых файлов в 7-битной кодировке. Расширение числа возможных кодировок и форматов данных по сравнению с SMTP сделано в протоколе MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions). Применение MIME упрощает пересылку графических и звуковых файлов, реализацию шифрования и электронной подписи.
Программное обеспечение E-mail включает программы почтовых серверов и клиентов. На ЭВМ пользователя должна быть установлена программа-клиент, поддерживающая названные выше функции создания, передачи и приема сообщений. На почтовом сервере, выделяемом в корпоративной или локальной сети, организуется промежуточное хранение поступающих сообщений.
Протокол SMTP служит для связей сервер-сервер, а связь индивидуальных пользователей с почтовым сервером осуществляется по протоколам IMAP или POP3. В протоколе IMAP (Internet Message Access Protocol) сначала клиенту передается заголовок, а текст остается на сервере, затем пользователь при желании может получить и весь текст. В протоколе POP3 при обращении к почтовому серверу на клиентский узел переписывается все сообщение. Для индивидуального пользователя, общающегося с другими абонентами по телефонной сети общего пользования, такое промежуточное хранение возможно в собственном компьютере, но тогда требуется либо круглосуточное включение компьютера, либо предварительная договоренность о времени связи.
В территориальных сетях почтовые сообщения проходят через ряд промежуточных федеральных или региональных узлов. В таких узлах устанавливается программное обеспечение (так называемый агент передачи сообщений), выполняющее функции сортировки и маршрутизации сообщений.
Примером программы электронной почты, выполняющей все отмеченные функции E-mail, является Outlook Express. Она позволяет адресовать сообщения индивидуальному пользователю; на доску объявлений; на последовательный просмотр несколькими исполнителями с возможностями коррекции сообщения; осуществлять поиск сообщений, пришедших в почтовый сервер, по контексту, по адресу, по времени отправки.
В большинстве современных корпоративных программных систем управления, проектирования, документооборота имеется интерфейс со средствами электронной почты, клиентские программы E-mail, как правило, включают в Web-браузеры сети Internet.
В структуре сообщений, пересылаемых по электронной почте, выделяют заголовок и собственно содержательную часть. В заголовке указывается от кого и кому направлено письмо, когда оно отправлено и поступило к получателю, кому посланы копии, указывается ключ, с помощью которого пользователь может декодировать текст.