Системы материально-технического обеспечения (МТО) в составе систем интегрированной логистической поддержки предназначены для выполнения следующих процедур:
Кодификация предметов МТО представляет собой четко регламентированную стандартами процедуру присвоения этим предметам кодовых обозначений, однозначно понимаемых всеми причастными к соответствующим процессам службами поставщиков и потребителей. Характерной особенностью этих обозначений является их ориентированность на компьютерную обработку. Цель кодификации состоит в сокращении номенклатуры закупаемых изделий и комплектующих, исключении неоправданного дублирования и предоставлении необходимой информации потребителям и поставщикам.
Определение параметров начального МТО состоит в формировании перечня (набора) запасных частей и расходных материалов, необходимых для поддержки функционирования изделия в начальный период его эксплуатации, когда текущее МТО может по тем или иным причинам оказаться еще не налаженным. Состав этого набора как в отношении номенклатуры необходимых предметов, так и в отношении их количества, определяется расчетами, выполняемыми в процессе логистического анализа (ЛА). В состав средств и предметов начального МТО, как правило, включают запасные части и материалы, необходимые для эксплуатации не только самого изделия, но и вспомогательного оборудования. В процессе организации начального МТО могут быть подготовлены контракты с фирмами — поставщиками соответствующей продукции. Обычно период действия начального МТО ограничивается сроком до двух лет.
Номенклатура и объемы поставок, т.е. параметры текущего МТО, также определяются расчетами, выполняемыми в процессе ЛА, и затем корректируются в зависимости от фактических условий эксплуатации изделия. При этом широко используются иллюстрированные каталоги деталей и элементов изделия, подготовка которых также происходит в процессе ЛА.
Планирование закупок (ПЗ), согласно упомянутым выше стандартам, представляет собой метод запроса и получения от промышленных предприятий сведений о ценах на предметы МТО, включая прайс-листы поставщиков. В соответствии со стандартами процедуры ПЗ охватывают два вида деловой практики:
  1. Процедуры направления запроса о ценах на конкретные предметы МТО от покупателя потенциальному поставщику и последующего ответа поставщика.
  2. Процедуры запроса покупателем актуального прайс-листа на некоторую номенклатуру предметов МТО и предоставления такого прайс-листа поставщиком в ответ на запрос покупателя.
Возможна также процедура предоставления этих данных покупателю по собственной инициативе поставщика. Стандарты жестко регламентируют форму и содержание запросов и ответов (сообщений) для обоих случаев, предусматривают формы и процедуры согласования цен и способы кодирования соответствующих разным ситуациям документов.
На основании результатов ПЗ определяется, у каких поставщиков будут приобретаться те или иные предметы МТО. Именно эти сведения и составляют содержание плана закупок. Эти данные используются на последующих стадиях ИЛП, т.е. при управлении заказами (заявками) и ведении счетов.
Управление поставками предусматривает выполнение таких процедур, как оценка уровня текущих запасов по всем предметам МТО, принятие своевременных решений о необходимости пополнения этих запасов, подготовку соответствующих заявок, контроль качества поступающих предметов МТО, организация их хранения и выдачи. На выполнение всех этих процедур существуют предусмотренные стандартами правила и инструкции, определяющие состав и последовательность необходимых действий, а также форму и содержание сопроводительных документов.
Управление заказами — термин, объединяющий все виды действий, осуществляемых с заказом (заявкой) от момента его выдачи заказчиком поставщику (с учетом возможных поправок/добавлений, запросов/справок о ходе выполнения и т.д.), вплоть до подтверждения доставки заказанных предметов МТО.
При выполнении этих действий между заказчиком и поставщиком осуществляется информационный обмен, в ходе которого используются следующие транзакции :
  1. Размещение заказа (Заказчик — Поставщик);
  2. Получение справок о размещенном заказе (Заказчик — Поставщик — Заказчик);
  3. Подтверждение приема заказа (Поставщик — Заказчик );
  4. Отказ от приема заказа (Поставщик — Заказчик);
  5. Извещение об изменении несущественных параметров заказа (Поставщик — Заказчик);
  6. Извещение о выполнении заказа (отгрузке) (Поставщик — Заказчик).
Формат и содержание транзакций регламентированы стандартами.
Управление счетами на оплату заказанных предметов снабжения — информационный обмен между поставщиком и заказчиком при передаче счетов и данных о счетах на оплату в электронном виде. При этом используются следующие транзакции:
  1. Отправка счета (Поставщик — Заказчик);
  2. Подтверждение приема счета к оплате (Заказчик — Поставщик);
  3. Отказ от оплаты счета (Заказчик — Поставщик);
  4. Отправка платежного требования (Поставщик — Заказчик);
  5. Прием платежного требования (Заказчик — Поставщик);
  6. Отказ от платежного требования (Заказчик — Поставщик);
  7. Запрос данных о состоянии платежа (Поставщик — Заказчик);
  8. Ответ на запрос о состоянии платежа (Заказчик — Поставщик);
  9. Извещение о состоянии платежа (Заказчик — Поставщик).
Формат и содержание транзакций регламентированы стандартами.